Assistant(e) Administratif(ve) - EHPAD

L’EHPAD La Miséricorde, basé à Pérignat-lès-Sarliève, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en CDI à temps plein (100 %).

Missions principales

1.       Relations résidents et familles (sur la dimension hébergement)

-          Assurer l’accueil, physique et téléphonique des familles ou des résidents et promouvoir l’EHPAD ;

-          Organiser les plannings de rendez-vous avec les familles pour les visites et les admissions ;

-          Réaliser les visites de l’établissement ;

-          Gérer les demandes d’admission sur ViaTrajectoire : réception des demandes, vérification

-          Réaliser l’état des lieux de la chambre et l’inventaire du trousseau à l’admission ;

-          Aider à l’installation et à la personnalisation de la chambre, présenter le personnel ;

-          Traiter les courriers spécifiques liés aux résidents (notaire, succession)

2.       Gestion administrative

-          Suivi facturation en collaboration avec les services comptables du CH Sainte-Marie ;

-          Gérer les commandes des repas ;

-          Assurer le suivi administratif des situations particulières (succession, départ, régularisation) ;

-          Établir les attestations fiscales annuelles à destination des familles ;

-          Assurer le suivi de l’affichage obligatoire ;

-          Assurer le suivi des contrats de maintenance et organiser les rendez-vous de contrôle ;

-          Assurer le suivi des tenues professionnelles ;

-          Gérer les mandats de prélèvements SEPA des résidents sur le logiciel TITAN

-          Déclaration des loyers dans le logiciel CAF

-          Transmission mensuelle des mouvements à la CPAM par télé-service

-          Produire les reportings demandés par la Direction et les partenaires institutionnels

-          Numérisation des factures fournisseurs pour transmission sur SERENSIA

-          Assurer le dépôt des chèques en banque

-          Transmettre les arrêts de travail et les contrats signés via NETEXPLORER

-          Commander les produits d’entretien et assurer le suivi des besoins de l’établissement

-          Suivi des APA et AIDE SOCIALE (transmission des éléments aux différents CD)

3.       Secrétariat / accueil

-          En cas de besoin, garantir la continuité de l’accueil et du secrétariat en l’absence de la titulaire du poste ;

-          Orienter les interlocuteurs et transmettre les informations aux services concernés ;

-          Rédiger, saisir, traiter et envoyer les courriers administratifs ;

-          Assurer les prises de rendez-vous de la Direction ;

-          Assurer le classement et l’archivage des documents dans le respect des procédures en vigueur ;

Profil recherché

Formation

Niveau minimum Bac +2 (type BTS Gestion PME/PMI, BTS SAM, DUT/BUT GEA, Assistant(e) de direction, etc.)

Expérience professionnelle souhaitée de 3 ans minimum sur un poste administratif avec une forte dimension relationnelle (assistant(e) de gestion, assistant(e) de direction, etc.)

Savoir faire

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie outlook)

• Maîtrise ou capacité d’adaptation aux logiciels métiers (NETSOIN, TITAN )

• Connaissance du fonctionnement d’un EHPAD et des dispositifs médico-sociaux

Savoir être

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation

• Discrétion, respect de la confidentialité et du secret professionnel

• Sens du service aux résidents et aux familles

• Capacité d’adaptation et polyvalence

• Esprit d’équipe et qualités relationnelles

• Réactivité et autonomie

Rémunération et avantages

o    Rémunération selon la Convention Collective Nationale FEHAP du 31 octobre 1951, avec reprise de l’ancienneté à 100 % sur un poste équivalent

o    Récupération des 11 jours fériés non travaillés

o    Compte Épargne Temps (CET) monétisable

o    Comité Social et Économique (CSE) attractif

o    Évolution professionnelle et mobilité interne

o    Espace bien-être et sportif (coachs ASM Vitality) au Centre Hospitalier de Clermont-Ferrand.

o    Accès gratuit à l’application Teale (bien-être et soutien psychologique)

o    Parking gratuit sur site